1. Begin en eindig met naam en telefoonnummer
Uw naam en telefoonnummer noemen aan het begin van uw voicemail is vaak niet voldoende; meestal is de ontvanger dan nog naar pen en papier aan het zoeken om uw gegevens te kunnen opschrijven. Door uw eigen naam, die van uw onderneming en het telefoonnummer aan het einde van het ingesproken bericht te herhalen, voorkomt u dat de persoon die u probeert te bereiken de voicemail nogmaals moet beluisteren en u des te sneller kan terugbellen.
Probeer daarnaast om goed te articuleren en zo langzaam mogelijk te praten. Dit is vooral belangrijk als het gaat om het uitspreken van uw naam en telefoonnummer. Heeft u een naam die moeilijk uit te spreken is? Spel deze dan letter voor letter, zodat het voor de persoon aan de andere kant van de lijn sneller duidelijk is wie zijn of haar voicemail heeft ingesproken.
2. Houd het simpel
Het komt wel eens voor dat u met uw mobiel een zakelijk contact belt en zijn of haar voicemail treft. Ook al bent u diezelfde middag weer terug op kantoor en op een vast nummer te bereiken: houd het simpel en ga uw contactpersoon niet vragen om u terug te bellen op uw vaste nummer. Dat zou namelijk kunnen betekenen dat hij of zij eerst uw visitekaartje erbij moet pakken om uw contactgegevens op te zoeken. Oftewel: de prospect moet zelf meer moeite gaan doen om u te bereiken en dat kan ertoe leiden dat u helemaal niet meer wordt teruggebeld. Vraag in plaats daarvan liever of de zakelijke relatie u kan terugbellen op het toestel waarmee u belt en houd de rest van de dag uw mobiel bij de hand, zodat u een inkomend gesprek niet makkelijk mist.
3. Vertel een concreet verhaal
Een goed voorbereide ondernemer telt voor twee. Dat geldt doorgaans ook voor het inspreken van voicemails. Een korte doch volledige ingesproken boodschap, waarin u in enkele zinnen kunt uitleggen waarom u contact opneemt, welke producten of diensten u aanbiedt en waarom u graag een afspraak wilt maken, komt nu eenmaal een stuk professioneler over dan een warrig verhaal waarin u al hakkelend en met de nodige 'eh's' uw verhaal doet.
Heeft u het telefoonnummer van iemand uit uw netwerk gekregen en neemt u voor het eerst contact op met een bedrijf? Begin in dat geval met uit te leggen hoe u aan dit nummer bent gekomen. Uit Amerikaans onderzoek blijkt dat prospects dan namelijk sneller geneigd zijn om serieus naar het verhaal van een nog onbekende aanbieder te luisteren, zeker wanneer zij dagelijks meer voicemailberichten ontvangen dan ze kunnen afluisteren. Ook de belofte dat u de contactpersoon later die dag nog een e-mail zult sturen met nadere informatie (en dus niet nog diezelfde dag opnieuw aan de telefoon hangt), komt bij veel bedrijven vaak minder opdringerig over.
4. Korter is beter
U maakt het zelf waarschijnlijk ook wel eens mee: u begint met het afluisteren van een voicemail en voelt uw aandacht verslappen zodra het ingesproken verhaal langer dan een minuut duurt. Probeer dit te voorkomen door de berichten die u zelf inspreekt zo kort en concreet mogelijk te houden. Zet desnoods voordat u gaat bellen even een korte tekst of wat belangrijke steekwoorden op papier en oefen uw verhaal een paar keer hardop. Zo krijgt u een goed beeld van hoe u overkomt op de persoon aan de andere kant van de lijn. Het is sowieso goed om in gedachten te houden dat de contactpersoon die u belt u moet willen terugbellen. Probeer dus in het voicemailbericht ook zijn of haar nieuwsgierigheid te wekken.
5. Let op uw houding
U zou het misschien niet zeggen, maar ook bij het plegen van telefoontjes (en dus het inspreken van voicemails) speelt uw lichaamshouding een rol. Zorg in ieder geval dat u zich bij het inspreken van het bericht bevindt in een goede ruimte - een hal of leeg kantoor klinkt vaak hol, terwijl een drukke lunchroom of volle trein juist weer zorgt voor een gehorige achtergrond - en ga rechtop staan. Op deze manier heeft u de meeste lucht en dat geeft meer rust in uw stem. Tegelijkertijd zorgt een actieve houding ervoor dat u actief, enthousiast en energiek overkomt.
Safility BV is in Nederland onafhankelijk intermediair & supplier van Internet Communicatie Software. Vanaf ultimo november 2013 komt de software ook beschikbaar in het Engels en Nederlands. Meer weten? Klik hier om de gratis software te downloaden. Probeer deze software gedurende 7 dagen uit zonder enige verplichting.
Meer weten? Stuur een mail naar safility@gmail.com
Geen opmerkingen:
Een reactie posten